IX/03 - Are You Doing The Right Maintenance?
Control Elements
Effectively Managing your Maintenance Activities
Last month we talked about the need to get ready to improve our operation and maintenance organizations in the anticipation of the busy time when the demand picks up again. We've also introduced our maintenance excellence framework that can be used as means to guide the needed improvement. In our downloadable article last month, following our explanation on the elements for maintenance excellence, we've briefly touched the maintenance strategy element as the foundation for maintenance excellence. Following this, and for the next several issue, we will talk about the elements needed in getting your maintenance activities under control. As depicted in the maintenance excellence pyramid, there are 5 key elements that we must effectively manage in order to have good control of our maintenance activities. These elements are: Maintenance tactics, planning & scheduling, MRO materials management, performance management, and information management. We will start the discussions in this issue with Maintenance Tactics.
Maintenance Tactics
Determining the work that you need to do
What is Maintenance Tactics?
Maintenance tactics, which is sometimes referred to as Asset Maintenance Strategy, is the policy we choose for our activities to maintain our assets. For example, for our assets:
- Do we decide to follow OEM recommendations blindly and change the component when they prescribe it no matter how expensive that component is?
- Or should we follow the maintenance regime of similar plant next door?
- OR should we decide to institute our own scheduled replacement regime for some critical components and leave the rest running to failure without any intervening maintenance activities? If so what is the right interval for the scheduled replacement? Is it optimal?
- Or should we set up an elaborate condition based maintenance (CBM) techniques? Which CBM technology is the most appropriate for our specific asset? Is it cost effective?
Most of us use combinations of the various techniques mentioned above for our assets. However, many of us are not aware of how these policies came about or evolved to become what they are now. As such, we are sometimes uncertain whether a maintenance task is really needed or merely wasted. In some cases we somehow knew that our maintenance tasks and/or their intervals are just not right but lack the solid reasons or the analytical tools to modify them .
So the question we need to be asking ourselves is: "Are we doing the right maintenance?" i.e. We are not under maintaining our assets. And we are also not over maintaining our assets. We are doing just the right level of maintenance. Easy as it may sounds, in practice it requires full time commitment of the organization to get it right at the optimal level. To learn more on the good practice principle for maintenance tactics, please click here.
So, Are you doing the RIGHT maintenance?
If you are experiencing reliability or availability problem and struggling to improve your condition and you feel as though you are always in fire fighting mode with regards to equipment breakdowns, or if your emergency work order is creeping above 5% of your total work order, or if your PM (Planned Maintenance) work compliance is decreasing, then chances are, you are probably under maintaining your asset. You can probably benefit by initiating maintenance tactics analyses using structured approach such as RCM.
If you have no apparent reliability problem and emergency work orders is kept under 3%, but if your proactive type work (including corrective work resulting from predictive maintenance) is greater than 80% of your total maintenance work, and you maintenance costs are considered high due to excessive MRO spares usage, then you are probably suffering from over maintaining your assets. In this case you can save money by rationalizing your maintenance tactics.
So what's happened if you are incurring excessive maintenance costs, but at the same time you are also experiencing difficulties in maintaining the reliability of your assets? Well, this is the worst situation as it probably means that you are doing the wrong maintenance.
Remember, there is no point in doing maintenance work correctly and efficiently if it is not the correct maintenance work.
Elemen-Elemen Kontrol
Mengelola aktifitas maintenance dengan efektif
Pada edisi bulan yang lalu, kita membicarakan mengenai perlunya melakukan persiapan demi meng-antisipasi naiknya kebutuhan produksi yang disebabkankan oleh ekonomi yang semakin membaik. Pada edisi tersebut kita juga telah memperkenalkan kerangka "Maintenance Excellence" yang dapat digunakan sebagai panduan dalam memperbaiki kinerja organisasi kita. Didalam artikel yang dapat di ambil dari situs kami, kita telah sedikit mendiskusikan mengenai pentingnya strategi maintenance. Kini, seperti yang tertera pada pyramid "Maintenance Excellence" kita akan mulai mendiskusikan perihal elemen-elemen yang harus dapat kita kelola dengan baik agar aktifitas maintenance kita dapat menjadi terarah dan terkendali. Elemen-elemen tersebut adalah: Maintenance Tactics, Planning & Scheduling, MRO Materials Management, Performance Management, dan Information Management. Dan pada edisi kali ini, kita akan mulai membicarakan mengenai Maintenance Tactics.
Maintenance Tactics
Menentukan pekerjaan maintenance yang harus dilakukan
Apakah itu Maintenance Tactics?
Maintenance Tactics yang terkadang disebut juga sebagai strategy pemeliharaan suatu asset, adalah kebijakan yang kita pilih untuk kegiatan pemeliharaan asset kita. Sebagai contoh, untuk aset-aset kita:
- Apakah kita mengikuti rekomendasi dari OEM dengan mata tertutup sehingga mengganti komponen sesuai sesuai arahan mereka secara total dengan tidak mempertimbangkan harga dari komponen tersebut?
- Atau kita memelihara aset kita dengan mengikuti maintenance program dari plant lain nya yang serupa?
- Atau apakah kita putuskan untuk mengaplikasikan pengantian berkala untuk peralatan yang kritis dan run to failure untuk peralatan yang tidak kritis? Jika demikian berapa interval atau frekwensi dari penggantian berkala tersebut? dan apakah interval tersebut sudah optimal?
- Atau apakah kita bentuk program untuk mengaplikasi teknik-teknik condition based maintenance (CBM)? Teknik CBM yang mana yang paling cocok untuk suatu aset? Apakah teknik tersebut tepat guna / cost efektif?
Kebanyakan dari kita menggunakan variasi dan kombinasi dari teknik-teknik diatas dalam menentukan program maintenance bagi asset kita. Tetapi, banyak dari kita yang tidak sadar bagaimana kebijakan-kebijakan ini terbentuk seperti yang ada sekarang dan apa dasar pemikirannya. Akibatnya, kita kadang tidak memilki keyakinan apakah kebijakan-kebijakan tersebut diperlukan atau hanya menghabiskan waktu saja. Sering kita sebenarnya mengetahui bahwa maintenance task dan atau interval / frekwensi dari task tersebut tidak benar, akan tetapi tidak mempunyai alasan yang kuat atau perangkat analisa yang baik untuk mengganti task dan atau interval tersebut.
Jadi pertanyaan yang harus kita tanya adalah: " Apakah kita telah melakukan maintenance yang benar?" maksudnya adalah kegiatan maintenance kita tidak kurang dan tidak berlebihan. Tetapi berada pada tingkat pemeliharaan yang Tepat.
Kedengarannya mudah, namun dalam praktek hal ini memerlukan komitmen secara penuh dari organisasi untuk dapat membawa ketingkat yang tepat. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai praktek yang benar dalam hal maintenance tactics, silahkan klik disini.
Jadi, apakah anda telah melakukan "RIGHT" maintenance?
Jika anda sedang menghadapi masalah reliability atau availability dari peralatan dan anda sedang berjuang untuk meningkatkan kondisi peralatan saat ini dan anda merasa bahwa kegiatan pemeliharaan anda seperti pemadam kebakaran dalam menghadapai kegagalan alat, atau jika work order emergency anda mulai naik diatas 5% dari jumlah work order yang ada, atau jika pekerjaan Planned Maintenance yang anda keluarkan tingkat pelaksanaanya rendah (Low PM Compliance), maka kemungkinan besar anda berada pada posisi Under Maintenance. Didalam situasi ini, maka anda perlu melakukan suatu analisa terstruktur guna memformulasikan maintenance program yang cocok, dengan metode yang telah terbukti seperti RCM.
Jika anda saat ini tidak ada masalah dengan reliability dari peralatan anda dan tingkat emergency work order anda berada dibawah 3%; akan tetapi jika pekerjaan proaktif maintenance (termasuk pekerjaan perbaikan dari hasil inspeksi prediktif) itu berada diatas 80% dari jumlah pekerjaan pemeliharaan, dan biaya pemeliharaan anda tinggi dikarenakan penggunaan suku cadang MRO yang berlebihan, maka anda sedang mengalami Over Maintenance terhadap aset anda. Dalam situasi ini anda dapat menurunkan biaya pemeliharaan anda dengan mereview maintenance tactic anda dan melakukan program rasionalisasi terarah.
Bagaimana jika biaya pemeliharaan anda tinggi, tetapi pada saat bersamaan anda mengalami masalah dengan reliability dari peralatan-peralatan anda? Ini merupakan situasi yang terburuk dan kemungkinan besar kebanyakan dari kegiatan maintenance anda adalah salah.
Harap diingat bahwa tidak ada gunanya melakukan pekerjaan maintenance dengan benar dan efisien jika pekerjaan terebut bukanlah pekerjaan maintenance yang benar untuk asset anda.