IX/01 - Surviving & Excelling in the Global Crisis
Controlling your Maintenance Costs
Getting Efficient without risking the health of your plant
As you are aware, the current downturn in the global economy has forced many plants around the world to shut down their operation. Many of those lucky ones that are still operating are running at a reduced production level due to global decline of many products around the world. Both consumer and industrial products.
The impacts of this global condition are also realistically felt by many Indonesian plants across the industries. Many of our clients have reduced their operating level and struggling to survive the current turmoil by trying to improve their operation into a more efficient plant. For many Indonesian operation and maintenance organization, where it is not a hire and fire workforce situation, this financial situation has simply pushed the management into delaying what deemed as unnecessary expenses. These may include reducing the proactive maintenance activities and delaying capital expenditure for asset improvement. For example, with the new understanding of reliability centered maintenance principles, many now have realized that if their PM program has stayed very much the same since commissioning time, or if it has not been updated for quite sometime, then chances are, they can save maintenance costs by eliminating a portion of unnecessary routine tasks. They can save big by reducing unnecessary preventive maintenance activities and also by converting some of these preventive tasks into predictive tasks.
But Beware! wrongly executed, this decision may have a reversed impact from the intended benefit. It may results in the deterioration of the overall plant performance which in the long run could lead to an even worse condition (highly unreliable and costly plant). It may even put us back into the vicious cycle of fire fighting maintenance. Blindly reducing maintenance activities, its supporting elements costs and delaying capital expenditure spends will surely reduce your plants ability to ramp up production when the demand picks up. This will make your company feel the impact of the crisis way after it has passed.
Maintenance Tips
The key principle to abide-by in this tough situation is: Control your costs without jeopardizing the health of your plant. So how do you to this? Below are some tips you can consider :
- Shed your costly maintenance tasks sensibly. Utilize a solid Maintenance Task Analysis method in a quick PM program rationalization exercise on costly subsystem to immediately reduce maintenance costs and spares consumption without risking its health. For more information on maintenance task analysis, please click here.
- Ensure that you are executing a good work management practice. Some of our clients have found that now is the perfect time to tidy up the maintenance management business process as production demand is not high. To find out more about good work management practice please click here.
- Reduce stock outs but also reduce unnecessary spares by ensuring your MRO spares policy is fully aligned to your asset maintenance strategy. For more information on how you can ensure proper MRO inventory strategy, please click here.
- It is also a good idea to consider using the equipment downtime due to no production as an ideal time to restore equipment back to its basic condition. For ideas on how you can do this successfully while at the same time also improve team work, please click here.
- If you are having a quite time, then perhaps now is the time to get the training that you always want but never had the time. WHY?? Well, if we can't upgrade our equipment due to Capex restriction, then we better upgrade our resources so that we can keep what we have running better. For a list of some value added training courses we currently offer on public to improve the effectiveness of your key resources, please visit here.
Menjaga Biaya - Biaya Maintenance
Menjadi lebih efisien tanpa mengorbankan kesehatan plant kita
Seperti yang anda ketahui, keadaan ekonomi dunia akhir-akhir ini yang kurang baik telah memaksa sejumlah plants di seluruh dunia untuk menutup dan menghentikan operasinya. Banyak dari yang masih beruntung karena tetap beroperasi pun, sebenarnya beroperasi pada level produksi yang jauh lebih rendah. Hal ini dikarenakan oleh karena turunnya permintaan pelbagai produk diseluruh dunia. Baik produk konsumen maupun produk industri.
Dampak dari kondisi dunia ini juga telah di rasakan secara nyata oleh berbagai "plant" dari beragam industri di Indonesia. Banyak dari klien kami yang telah mengurangi level operasi mereka dan berusaha untuk menjadi lebih efisien agar dapat bertahan pada masa sulit ini. Di Indonesia, dimana para organisasi-organisasi operasi dan maintenance tidak dapat untuk serta merta memecat karyawannya begitu saja, keadaan krisis financial ini mendorong para manajemen untuk mengurangi biaya dengan cara menunda apa yang di anggap sebagai biaya yang belum diperlukan (atau dianggap sebagai biaya untuk suatu komponen pekerjaan yang dapat di tunda). Hal ini dapat termasuk pengurangan kegiatan "proactive maintenance" atau penundaan "Capex" yang di peruntukan perbaikan asset. Sebagai contoh: Dengan semakin meluasnya pengertian mengenai teori maintenance dan reliability, maka banyak yang menyadari bahwa jika "Planned Maintenance" program mereka tidak pernah berubah sedari dahulu sejak "commissioning", maka kemungkinannya, mereka akan dapat mengurangi biaya pemeliharaan dengan memangkas pekerjaan rutin yang sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan asset saat ini. Penghematan yang cukup besar akan didapat jika mereka dapat menghilangkan mengurangi aktifitas "preventive maintenance" (time based maintenance) yang tidak diperlukan. Atau dengan mengubah kegiatan tersebut menjadi "predictive maintenance" (condition based maintenance).
Akan tetapi, kita harus berhati - hati. Jika kita mengeksekusi keputusan mengurangi kegiatan maintenance ini secara salah (tanpa evaluasi yang tepat), alih alih, keputusan ini dapat berakibat sebaliknya. Dimana hal ini dapat memperburuk keadaan. Dimana kinerja plant yang telah terjaga baik saat ini dapat terdeteriorasi menjadi lebih buruk. (Plant yang tidak "reliable" dengan biaya pemeliharaan yang tinggi.) Bahkan dapat membuat kita kembali ke lingkaran setan -"fire fighting maintenance". Pengurangan kegiatan pemeliharaan secara sembrono DAN penundaan "capex" akan mengurangi kemampuan kita untuk serta merta menaikan level produksi plant kita pada saat permintaan meningkat. Maka hal ini akan membuat perusahaan kita seakan tetap merasakan krisis pada saat global krisis telah lewat.
Prinsip utama yang patut dicermati dalam situasi seperti sekarang ini adalah: Kendalikan biaya pemeliharaan tanpa mengorbankan kesehatan dari plant anda. Bagaimana caranya? Berikut beberapa tips yang dapat anda pertimbangkan:
- Kurangi biaya pemeliharaan anda secara benar. Gunakan metode analisa untuk "maintenance task" didalam program rasionalisasi PM program terhadap system yang berbiaya tinggi dan kurangi juga konsumsi spare parts nya tanpa mengorbankan kesehatan plant anda. Untuk info lebih lanjut mengenai "Maintenance Task Analysis" yang baik, harap klik disini.
- Pastikan anda menjalankan praktek manajemen pekerjaan dengan baik. Beberapa dari klien kami menyatakan bahwa saat ini adalah saat yang tepat untuk membereskan proses dan prosedur pekerjaan mereka karena permintaan sedang tidak tinggi. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai praktek manajemen pekerjaan yang baik, harap klik disini.
- Kurangi "stock out" akan tetapi kurangi juga persediaan spare parts yang berlebih dengan cara memastikan bahwa strategi spares anda telah sejalan dengan strategy maintenance asset anda. Untuk informasi lebih lanjut mengenai bagaimana caranya memperbaiki strategy MRO inventori anda, harap klik disini.
- Adalah merupakan ide yang baik juga untuk mempertimbangkan menggunakan masa "downtime equipment" sebagai waktu yang ideal untuk mengembalikan kondisi equipment kembali ke kondisi awal. Untuk ide - ide tambahan agar dapat melakukan hal ini secara berhasil dan juga memperbaiki kinerja team work, harap klik disini.
- Jika kesibukan anda berkurang banyak, mungkin sekarang adalah saat yang tepat untuk mengikuti training program yang selama ini anda rasakan perlu tetapi tidak pernah berkesempatan. Kenapa??? Karena jika kita tidak dapat memperbaiki kapabilitas equipment kita karena keterbatasan "Capex" maka sebaiknya memperbaiki kapabilitas orang kita agar mereka dapat tetap menjaga secara baik apa yang sekarang sedang berjalan baik. Untuk daftar training yang kami sediakan, harap klik disini.
